Letzte Aktualisierung dieses Artikels: 25. Mai 2020 – Lesezeit: 5 Minuten
Von Christian W. Eggers
Themen der Veranstaltungsfotografie in Unternehmen sind Tagungen, Tage der offenen Tür, Vorstellungen von Neuheiten und Produktpräsentationen. Dabei stehen neben Gästen die Beschäftigten im Focus der Gruppen- Redner- und Übersichtsaufnahmen. Regelmäßig tauchen in den Abteilungen zum Marketing und zur Öffentlichkeitsarbeit die Fragen auf, ob nach den Grundsätzen zum Beschäftigtendatenschutz die Einwilligung Mitarbeitender in die Veröffentlichungen wie auch in die bloße Anfertigung zur internen Dokumentation zwingend erforderlich ist und wie Einwilligungen in der Praxis eingeholt werden können.
Auf Grund der unübersichtlichen Rechtslage zur Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos durch den Arbeitgeber zur Außendarstellung von Unternehmensaktivitäten wird meist auf die unumstritten rechtssichere Rechtsgrundlage der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, Art. 7 DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG) zurückgegriffen.
In der Praxis erweisen sich das Einholen der Einwilligungen und die Erfüllung der Informationspflichten entsprechend Art. 13 DSGVO als mühsam. Dieser Artikel zeigt Ihnen einen Weg zur Einholung von Einwilligungen Beschäftigter per E-Mail. Muster-Dokumente zum Download (Word-Vorlagen) finden Sie am Ende dieses Beitrags.
Anleitung zur Einholung von Einwilligungen und zur Information Beschäftigter über die Anfertigung und Veröffentlichung von Veranstaltungsfotos
Die hier vorgeschlagene Lösung basiert auf der (nicht unumstrittenen) Rechtsauffassung, dass die bloße Anfertigung (nicht die Veröffentlichung) von Mitarbeiterfotos zur internen Dokumentation und zur späteren Bitte um einzelne Einwilligungen in Veröffentlichungen mit den berechtigten Interessen des Arbeitgebers zu legitimieren ist. Es bedarf danach zur Anfertigung und Speicherung von Veranstaltungsfotos, in denen Beschäftigte erkennbar sind, nicht zwingend der Einwilligung.
Schritt 1 – Einwilligungstext anfertigen
Füllen Sie bitte die rot kenntlich gemachten Felder der unten zum Download bereitgestellten vorgefertigten Erklärung aus (Download Muster 1 siehe unten). Versenden Sie den Text als Anlage einer Mail an den Betroffenen mit der Bitte um Zustimmung durch eine Mail-Rückantwort.
Es genügt nach neuer Rechtslage die Antwort Mitarbeitender per Mail, dass der vorgefertigte Einwilligungstext gelesen wurde und dass der Mitarbeitende einverstanden ist. Eine Unterschrift zur wirksamen Einwilligung ist nicht mehr zwingend (siehe § 26 Absatz 2 Satz 3 BDSG-neu; Änderung zum Bundesdatenschutzgesetz vom 27. Juni 2019).
Schritt 2 – Kurzinformation zur Anfertigung der Veranstaltungsfotos der E-Mail anfügen
Fügen Sie Ihrer Mail an die Mitarbeitenden die Kurzinformationen gemäß Art. 13 DSGVO zusätzlich zum Einwilligungstext als zweite Anlage zur E-Mail ein. Die Kurzinformation bezieht sich auf das bloße Anfertigen der Fotos auf Grund der „berechtigten Interessen“ des Arbeitgebers. Dieser Schritt ist notwendig, damit die Beschäftigten, die nicht in Veröffentlichungen einwilligen, insbesondere über ihr Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) zur bloßen Anfertigung und Speicherung der Fotos informiert werden.
Wie auch im Text der Einwilligung verweisen Sie in dem Kurzinformationstext (Download Muster 2 siehe unten) auf die Langversion des Informationstextes gemäß Art. 13 DSGVO, den Sie zum Abruf über das Internet bereitstellen (siehe sogleich Schritt 3).
Schritt 3 – Vollständige Information Art. 13 DSGVO zum Abruf vorhalten
Der Schritt dient der Information über die vollständigen Betroffenenrechte bei Veröffentlichung auf Grund der eventuell erteilten Einwilligung und der bloßen Anfertigung und Speicherung der Fotos auf Grund der berechtigten Interessen des Arbeitgebers zur internen Dokumentation der Veranstaltung (Download Muster 3 siehe unten).
Zusätzlich ist am Veranstaltungsort ist mit einer Kurzinformation als Aushang „Wir machen Fotos“ mit Kamerasymbol und mit Verweis auf die Langversion des Info-Textes entsprechend Art. 13 DSGVO als Flyer zusätzlich zu informieren. Beispiel: „Vollständige Informationen zu Ihren Rechten im Foyer ausgedruckt erhältlich.“
Download der Muster-Dokumente zur Veranstaltungsfotografie Mitarbeitender
In den drei Muster-Dokumenten finden Sie ebenfalls Hinweise zur Nutzung. Wichtig ist, dass Sie die Dokumente möglichst in Zusammenarbeit mit Ihren Datenschutzbeauftragten und / oder der Rechtsabteilung Ihres Unternehmens anpassen.
- Muster 1 Einwilligung Beschäftigter in die Veröffentlichung von Veranstaltungsfotos durch den Arbeitgeber
Weiterführende Informationen zur Öffentlichkeitsarbeit mit Personenfotos in diesem Blog: DSGVO und Personenfotos – Was sich konkret für die Öffentlichkeitsarbeit von Unternehmen und Behörden ändert
Letzte Aktualisierung dieses Artikels am 25. Mai 2020
Der Autor dieses Artikels ist freiberuflicher Dozent für Fortbildungen im Bildrechtemanagement und Medienrecht, zertifizierte Fachkraft für Datenschutz sowie Autor des Buches „Quick Guide Bildrechte“. Sein Schulungsangebot zum Bildrecht ist auf die Fortbildung von Fach- und Führungskräften in der Unternehmenskommunikation und der Presseverlage ausgerichtet.